Trong bối cảnh chi phí đầu vào ngày càng biến động và áp lực cạnh tranh gia tăng, nhiều doanh nghiệp nhận ra rằng tăng doanh thu thôi là chưa đủ. Bài toán cốt lõi nằm ở việc kiểm soát chi phí và tối ưu lợi nhuận trong toàn bộ hoạt động bán hàng. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần nhìn nhận lại cấu trúc chi phí, cách ghi nhận kế toán và mối liên hệ giữa các bộ phận bán hàng – kho – tài chính.

1. Tổng quan về cấu trúc chi phí trong hoạt động bán hàng

Chi phí trong hoạt động bán hàng không chỉ bao gồm những khoản chi dễ nhận thấy như giá mua hàng hóa hay chi phí vận chuyển, mà còn là tổng hòa của nhiều yếu tố tác động trực tiếp và gián tiếp đến kết quả kinh doanh.

1.1. Chi phí trực tiếp và gián tiếp trong kinh doanh

Chi phí trực tiếp là các khoản gắn liền với từng đơn hàng hoặc từng sản phẩm cụ thể, có thể kể đến như chi phí mua hàng, chi phí sản xuất, chi phí gia công hoặc chi phí đóng gói. Đây là nhóm chi phí dễ xác định nhưng lại dễ phát sinh sai lệch nếu doanh nghiệp không có quy trình kiểm soát chặt chẽ.

Trong khi đó, chi phí gián tiếp bao gồm chi phí quản lý, chi phí bán hàng, chi phí kho bãi, chi phí vận hành hệ thống. Dù không gắn trực tiếp với từng sản phẩm, nhóm chi phí này lại ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận tổng thể nếu không được phân bổ và theo dõi hợp lý.

1.2. Vai trò của chi phí trong việc hình thành lợi nhuận

Lợi nhuận không đơn thuần là phần chênh lệch giữa doanh thu và chi phí. Về bản chất, lợi nhuận phản ánh năng lực kiểm soát chi phí của doanh nghiệp. Cùng một mức doanh thu, doanh nghiệp quản lý chi phí tốt hơn sẽ có biên lợi nhuận cao và khả năng tái đầu tư bền vững hơn.

2. Chi phí hàng hóa ảnh hưởng thế nào đến hiệu quả kinh doanh

Đây là nội dung trọng tâm trong quản trị tài chính bán hàng, bởi chi phí hàng hóa chính là nền tảng để xác định hiệu quả thực sự của mỗi hoạt động kinh doanh.

Chi phí hàng hóa bao gồm toàn bộ giá trị hình thành nên hàng hóa trước khi bán ra, từ mua vào, sản xuất, gia công đến lưu kho. Việc ghi nhận không đầy đủ hoặc không chính xác nhóm chi phí này sẽ dẫn đến sai lệch nghiêm trọng trong đánh giá lợi nhuận.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng doanh thu tăng nhưng lợi nhuận không cải thiện, thậm chí sụt giảm. Nguyên nhân phổ biến đến từ việc chưa kiểm soát tốt chi phí hàng hóa và chưa thực hiện đúng hạch toán giá vốn hàng bán theo quy định. Việc hạch toán chính xác không chỉ giúp phản ánh đúng kết quả kinh doanh mà còn là cơ sở quan trọng để lập kế hoạch giá bán, kiểm soát tồn kho và tối ưu dòng tiền.

3. Kiểm soát chi phí để nâng cao lợi nhuận bền vững

Quản lý chi phí không dừng lại ở việc ghi nhận kế toán, mà cần được thực hiện xuyên suốt từ khâu vận hành đến quản trị.

2.1. Chuẩn hóa quy trình ghi nhận chi phí

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình rõ ràng cho từng loại chi phí phát sinh, từ mua hàng, nhập kho, xuất kho đến bán hàng. Mỗi nghiệp vụ đều phải có chứng từ đầy đủ, thời điểm ghi nhận rõ ràng và được kiểm soát theo chuẩn mực kế toán hiện hành.

Việc chuẩn hóa giúp giảm phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân, hạn chế sai sót và tạo nền tảng cho việc mở rộng quy mô sau này.

2.2. Đồng bộ dữ liệu giữa bán hàng – kho – kế toán

Một trong những nguyên nhân khiến chi phí và lợi nhuận bị sai lệch là dữ liệu giữa các bộ phận không đồng nhất. Bán hàng ghi nhận doanh thu một cách độc lập, kho quản lý số lượng theo cách riêng, trong khi kế toán phải tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn.

Khi dữ liệu không được đồng bộ, chi phí hàng hóa và kết quả kinh doanh sẽ khó phản ánh đúng thực tế, gây rủi ro trong quản trị và ra quyết định.

4. Ứng dụng phần mềm kế toán LV-DX Accounting trong quản trị chi phí doanh nghiệp

Trong xu hướng chuyển đổi số, việc ứng dụng hệ thống kế toán và quản trị tích hợp đang trở thành lựa chọn tất yếu.

Hệ thống kế toán hiện đại cho phép tự động ghi nhận chi phí ngay tại thời điểm phát sinh, liên thông dữ liệu giữa bán hàng, kho và tài chính. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi chi phí và lợi nhuận theo thời gian thực, nhanh chóng phát hiện các điểm bất hợp lý để điều chỉnh kịp thời.

Quan trọng hơn, dữ liệu kế toán chính xác và minh bạch sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá đúng hiệu quả bán hàng, xây dựng chiến lược giá phù hợp và đảm bảo tăng trưởng lợi nhuận bền vững trong dài hạn.