Trong thực tế tư vấn và triển khai quản trị cho nhiều doanh nghiệp, một trong những nguyên nhân phổ biến khiến lợi nhuận bị bào mòn là công tác quản lý dòng hàng chưa được kiểm soát chặt chẽ. Hàng hóa thất thoát, tồn kho cao, chênh lệch số liệu giữa kho và bán hàng không chỉ làm tăng chi phí mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và hiệu quả kinh doanh tổng thể.

Kiểm soát tốt dòng hàng không đơn thuần là vấn đề kho bãi, mà là bài toán tổng hợp liên quan đến vận hành, tài chính và kế toán trong doanh nghiệp.

1. Dòng hàng trong doanh nghiệp bao gồm những hoạt động nào

Dòng hàng trong doanh nghiệp là toàn bộ quá trình luân chuyển của hàng hóa, bắt đầu từ khâu mua vào, nhập kho, lưu trữ, xuất kho, bán hàng cho đến ghi nhận doanh thu và giá vốn. Mỗi khâu đều phát sinh dữ liệu và chứng từ liên quan, yêu cầu phải được ghi nhận đầy đủ và nhất quán.

Khi dòng hàng không được kiểm soát xuyên suốt, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng tồn kho ảo, thiếu hàng thực tế, hoặc ghi nhận doanh thu không khớp với hàng đã xuất. Đây chính là nguyên nhân gây ra sai lệch báo cáo tài chính và rủi ro trong quản trị.

1.1. Quy trình nhập – xuất – tồn và tác động đến chi phí

Quy trình nhập – xuất – tồn là trục xương sống của quản lý hàng hóa. Việc ghi nhận chính xác số lượng, giá trị hàng hóa tại từng thời điểm giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí và hạn chế thất thoát.

Nếu quy trình này thiếu chặt chẽ, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với hàng tồn kho dư thừa, tăng chi phí lưu kho, bảo quản và giảm vòng quay vốn. Ngược lại, kiểm soát tốt nhập – xuất – tồn giúp doanh nghiệp tối ưu lượng hàng dự trữ, cân đối dòng tiền và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

Trong đó, việc thực hiện đúng và đầy đủ các nghiệp vụ kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo số liệu kho phản ánh đúng thực tế, tạo cơ sở tin cậy cho quản trị vận hành và tài chính.

1.2. Mối liên hệ giữa quản lý hàng hóa và doanh thu bán hàng

Hàng hóa chỉ thực sự tạo ra giá trị khi được bán ra và chuyển hóa thành doanh thu. Do đó, quản lý hàng hóa luôn gắn chặt với hoạt động bán hàng và ghi nhận doanh thu.

Nếu dữ liệu kho và dữ liệu bán hàng không đồng bộ, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc xác định doanh thu thực tế, giá vốn hàng bán và lợi nhuận. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng sản phẩm, khách hàng hoặc kênh bán.

Việc thực hiện chuẩn các nghiệp vụ kế toán bán hàng giúp doanh nghiệp ghi nhận doanh thu, công nợ và giá vốn một cách chính xác, đồng thời đảm bảo sự liên thông giữa kho và bộ phận kinh doanh.

1.3. Vai trò của dữ liệu kế toán trong kiểm soát dòng hàng

Dữ liệu kế toán là công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng hàng một cách có hệ thống. Thông qua số liệu kế toán, lãnh đạo có thể theo dõi được lượng hàng tồn, tốc độ luân chuyển, giá trị tồn kho và hiệu quả bán hàng.

Khi dữ liệu kế toán được cập nhật kịp thời và chính xác, doanh nghiệp có thể nhanh chóng phát hiện các bất thường như chênh lệch tồn kho, doanh thu không tương ứng với lượng hàng xuất hoặc chi phí tăng bất thường. Ngược lại, nếu dữ liệu kế toán bị chậm trễ hoặc sai lệch, mọi quyết định quản trị đều tiềm ẩn rủi ro.

2. Những rủi ro thường gặp khi quản lý hàng hóa thiếu hệ thống

Quản lý hàng hóa thiếu hệ thống dẫn đến nhiều rủi ro nghiêm trọng. Phổ biến nhất là thất thoát hàng hóa do không kiểm soát được số lượng thực tế. Bên cạnh đó là tồn kho cao kéo dài, làm tăng chi phí và giảm hiệu quả sử dụng vốn.

Ngoài ra, sự không đồng nhất giữa số liệu kho, bán hàng và kế toán khiến báo cáo tài chính thiếu độ tin cậy, ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh và khả năng làm việc với đối tác, ngân hàng.

3. Định hướng chuẩn hóa quản trị hàng hóa bằng phần mềm kế toán LV-DX Accounting

Để kiểm soát tốt dòng hàng, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình quản lý hàng hóa từ nhập kho đến bán hàng, đồng thời xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận liên quan. Việc liên thông dữ liệu giữa kho, bán hàng và kế toán là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả.

Khi quản trị hàng hóa được chuẩn hóa và kiểm soát tốt, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu rủi ro vận hành mà còn tạo nền tảng vững chắc cho tăng trưởng bền vững trong dài hạn.